[SAP] 📝 MM 3-Way 매칭 (PO, GR, IV)

 

📝 MM 3-Way 매칭 (PO, GR, IV)

 

SAP MM의 3-Way 매칭(Three-Way Match, 3자 매칭)은 조달 프로세스(P2P, Procure-to-Pay)에서 재무적 무결성을 보장하고 부정 지출을 방지하는 핵심 통제(Key Control) 메커니즘입니다.

 

조달 프로세스 흐름을 가볍게 살펴보면, 일반적으로 아래 상황을 따르게 됩니다.

1) 구매발주(구매오더)를 요청하고 이를 기반으로 공급업체에서는 2) 납품서를 만들어, 실물을 납품/입고합니다. 그리고 업체에서는 주문하여 납품한 수량과 가격/금액을 갖고 돈을 청구하게 됩니다.

 

재무관점 Account Payable(AP, 외상매입금/미지급금)을 설정하여 지급처리하게 처리합니다. 

회사에서는 정해져있는 지급조건(현금/카드/어음 등) 기준에 따라 공급업체에게 지불을 하게 됩니다.

 

위의 전반적인 과정에서 오류 혹은 부정행위, 초과/미지급이 발생되지 않기 위해 3-Way 매칭이 중요한 요소로 존재합니다.

1. 🔍 3-Way 매칭의 목적 및 중요성

 

목적	설명
재무 통제	승인된 금액과 수량만 지급되도록 보장하여 오류, 사기 및 초과 지출을 방지합니다.
프로세스 무결성	조달 과정의 모든 단계(구매, 수령, 송장)가 올바르게 실행되었는지 확인합니다.
감사 추적성	모든 거래가 명확하게 문서화되어 감사(Audit) 및 규정 준수(Compliance)에 용이합니다.
GR/IR 정리	GR/IR(Goods Receipt/Invoice Receipt) 계정의 잔액을 적절히 관리하고 정리할 수 있습니다.

 

💡  ERP 전사적 자원관리 시스템, 특히 SAP는 이러한 재무적인 통제/안정성이 가장 큰 장점입니다.

 

2. 📑 세 가지 주요 문서의 역할 및 비교 대상

문서	SAP T-Code 예시	역할	비교 대상
1. 구매 오더 (Purchase Order, PO)	ME21N	계약 및 승인. 구매할 품목, 수량, 가격에 대한 약정.	GR의 수량, IV의 수량 및 가격
2. 입고 문서 (Goods Receipt, GR)	MIGO	실물 수령 확인. 창고 또는 사용자에게 실제 도착한 품목의 수량 기록.	PO의 수량
3. 청구서 (Invoice Verification, IV)	MIRO	지급 요청. 공급업체가 대금을 청구하는 문서 (송장). 수량 및 가격 포함.	PO의 가격, GR의 수량

 

💡 구매오더를 통해 공급사(Vendor)에게 발주를 보내는 오퍼를 정식적으로 생성합니다. 

구매할 품목(자재) / 수량 / 단가, 금액 (가격)을 정합니다.

* 공급사에서는 SAP 내부 정보를 조회하지 못하기 때문에 SRM 솔루션(SAP Ariba, 엠로 등)을 활용해서 정보를 공유하거나 별도로 구매담당자가 통지하게 됩니다.

* 구매정보레코드를 통해 단가 관리/계약을 갖고 있을 수 있습니다.

 

💡 입고문서(GR) 공급사(Vendor)에서는 구매오더를 확인(수주) 후, 납품서를 만들어서 실물을 창고/저장위치에 납품합니다.

이러한 실물이 회사에 정상적으로 입고/수령이 된 경우, 전산적으로 SAP T-code MIGO 입고처리를 합니다.

입고 처리 시, PO를 참조하여 처리하게 되는데 납품 내 정보에 초과/미달 납품 한도를 설정할 수 있습니다. PO의 수량과 동일한 수량으로 입고 처리되는 게 원칙이며 모든 수량이 입고처리될 경우, 납품 완료 Flag가 찍힙니다.

이를 통해 발생된 자재전표(자재원장, ML)는 구매오더이력(history)에서 볼 수 있습니다. 

자재전표를 눌러서 조회하여 문서정보를 누르게 되면 이와 연결된 FI문서를 조회할 수 있습니다. 

 

💡  청구서, 송장(IV)  공급사(Vendor)에서 세금계산서 등의 서류로 지급 요청을 하게 됩니다. 이러한 것을 송장/청구서(Invoice) 이며 이러한 것에 대한 검증을 진행합니다. SAP에서 전산처리 시 MIRO에서 구매오더/납품계약을 참조하여 처리합니다.

정확한 가격 및 수량이 맞는 지 체크하고 전표 처리를 하게 됩니다. 전기가 완료되면, GR과 마찬가지로 PO 구매오더 이력에서 확인할 수 있습니다.

3. ⚙️ 매칭의 작동 방식 (실행 가이드라인)

3-Way 매칭은 청구서 검증(IV) 단계에서 가장 활발하게 일어납니다.

매칭 단계	비교 대상	결과	SAP 시스템의 동작
1. 수량 매칭	GR 수량 vs IV 수량	IV 수량이 GR 수량을 초과할 수 없습니다 (초과 시 오류 또는 경고).	IV 입력 시, 시스템은 GR 문서와 비교하여 허용 범위를 벗어나는지 확인합니다.
2. 가격 매칭	PO 가격 vs IV 가격	IV 가격이 PO의 가격과 일치하는지 확인.	가격 허용 한도 설정(Tolerance Limit)에 따라 차이가 경고/오류로 처리됩니다.
3. PO 참조	IV가 PO를 참조했는지	IV가 PO 번호를 참조하여 생성되어야 PO의 조건이 상속됩니다.	MIRO에서 PO 번호를 입력하면, 관련 GR 정보와 PO 가격 정보가 자동으로 불러와집니다.

 

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🤖 SAP MM 3-Way 매칭 자동화 방안

 

1. 시스템 설정 기반 자동화 (System Customizing)

SAP 표준 기능 내에서 가장 중요한 자동화 요소는 허용 한도 설정 및 자동 지급 블록입니다.

A. 허용 한도 설정 (Tolerance Keys)

T-Code: OMR6를 사용하여 가격 및 수량 차이에 대한 허용 범위를 정의합니다.

• 설정 원칙: 허용 한도 내의 차이는 경고(Warning)만 발생시키고 송장을 자동으로 승인하여 지급 블록이 걸리지 않도록 합니다.
• 자동 처리: 시스템이 IV 입력 시 PO의 조건과 비교하여 차이가 설정한 허용 한도 내에 있다면, 자동으로 Small Differences (DIF) 계정-대차조정계정으로 전기하여 처리합니다.

B. 청구서 블록 해제 (MRBR)

차이가 허용 한도를 초과하면 시스템은 송장에 지급 블록을 설정합니다.

자동화는 이 블록을 처리하는 방식에 중점을 둡니다.

• MRBR (Release Blocked Invoices): 지급 블록이 걸린 송장들을 모니터링하고, PO나 GR이 사후에 수정되어 매칭 조건이 충족되면 시스템이 MRBR 작업을 통해 블록을 해제하고 지급 가능 상태로 전환(FI 릴리즈)할 수 있습니다.
• Worklist 자동 생성: 지급 블록이 해제되지 않은 송장(IV)들은 담당 구매 그룹이나 재무 담당자에게 SAP Business Workflow를 통해 자동으로 알림을 전송하여 수동 조치를 유도합니다.

2. 지능형 기술 통합 자동화 (Intelligent Automation)

S/4HANA 환경으로 전환하거나 외부 솔루션을 통합할 경우, 매칭 프로세스에 지능형 기술을 적용하여 완전한 자동화를 추구할 수 있습니다.

A. SAP Ariba Invoice Management (클라우드 기반)

SAP Ariba를 사용하여 구매 프로세스를 진행할 경우, 클라우드 환경에서 매칭 자동화가 강화됩니다.

• PO 기반 IV 수신: 공급업체가 Ariba 네트워크를 통해 PO를 참조하여 전자 송장(E-Invoice)을 제출하면, Ariba는 3-Way 매칭을 선행 수행합니다.
• 예외 처리: Ariba는 매칭에 실패한 송장만 사용자에게 전달하며, 성공한 송장은 SAP ECC/S/4HANA로 전송되어 자동으로 전기됩니다.

B. 로봇 프로세스 자동화 (RPA) 및 AI

• RPA 봇 활용:
  • PO/GR 데이터 검증: PO/GR/IV 간의 차이 리포트를 MB5S와 같은 트랜잭션에서 주기적으로 추출하여, RPA 봇이 특정 규칙(Rule-based)에 따라 차이가 적은 항목들을 자동으로 조정하는 프로세스를 실행할 수 있습니다.
  • IV 자동 입력: 공급업체로부터 PDF나 이메일 형태로 받은 송장을 OCR (Optical Character Recognition) 기술로 스캔하고, RPA 봇이 추출된 데이터를 MIRO 트랜잭션에 자동으로 입력 및 검증합니다.
• AI/ML (기계 학습):
  • AI 모델을 사용하여 반복적인 차이 패턴을 학습하고, 시스템이 자동으로 이전에 승인되었던 유사한 오차 패턴에 대해 지급 블록을 면제하거나, 특정 벤더의 차이를 자동으로 조정하는 로직을 제안합니다.

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